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Comment j'utilise Evernote pour le travail

ParDavid Sparks 20 mars 2012 23 h 30 HAP

Si vous connaissez Evernote ( ), vous savez qu'il s'agit d'une application et d'un service Web qui vous permettent d'enregistrer et d'organiser des notes, des PDF, des images et toutes sortes d'autres données aléatoires. Mais vous n'avez peut-être pas pensé à quel point Evernote peut être utile et polyvalent pour une utilisation professionnelle. Voici quelques-unes des façons dont je l'ai intégré à mon flux de travail.

Client Evernote pour Mac sur mon ordinateur portable pour créer des notes en texte enrichi. Au fur et à mesure que je les tape, l'application Evernote les synchronise avec les serveurs Evernote. (Il conserve également une copie locale sur mon MacBook.)

Il en va de même pour les images, les PDF, les notes audio et les images provenant d'appareils mobiles (ou de l'appareil photo iSight de mon Mac) : je peux les importer dans Evernote et ils seront tous synchronisés avec le cloud. Grâce à ses plug-ins de navigateur, Evernote est également idéal pour couper du contenu sur le Web ; encore une fois, ces coupures sont synchronisées.



Une fois que tous ces différents bits de données sont sur les serveurs Evernote, ils sont synchronisés avec mes autres appareils compatibles Evernote, qui incluent mon iMac, mon iPad et le PC Windows de mon bureau ; il existe également des clients Evernote pour Android, Blackberry, Windows Phone 7 et WebOS. Et vous pouvez accéder à vos données Evernote en ligne à l'aide de la plupart des navigateurs Web standard.

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Tout au même endroit

Une autre chose que j'aime faire avec Evernote est d'organiser les données par projet.

Par exemple, chaque fois que je voyage pour le travail, je mets en place un projet Evernote spécifiquement pour ce voyage. J'y garde une note avec mon itinéraire, des images PDF de ma carte d'embarquement et de mes billets de navette aéroport, des cartes des endroits où je serai (sous forme d'images) et un fichier de texte enrichi contenant des notes que j'ai prises au préalable. Le fait d'avoir toutes ces informations dans un dossier de projet facilite l'accès pendant que je me fraye un chemin à travers une journée de voyage.

Parce que j'ai un Compte Evernote Premium (5 $ par mois ou 45 $ par an), je peux télécharger des copies locales de ces dossiers de projet sur mon iPad et mon iPhone et ainsi y avoir accès même lorsque je n'ai pas de connexion Internet. Et pendant que je voyage, je peux prendre des photos de reçus, de cartes de visite et d'autres détritus papier que je souhaite enregistrer à l'aide de l'application Evernote pour iPhone ( ); que tout va dans le dossier de voyage, aussi.

Evernote en tant qu'organisateur de voyages

Parce qu'il peut gérer autant de types de données différents et organiser les notes par dossiers, Evernote est un excellent outil pour organiser des projets ou des voyages d'affaires.

En plus de configurer des dossiers pour des projets spécifiques, vous pouvez également les créer pour des clients individuels, pour des prospects ou pour presque tout ce qui nécessite la collecte d'informations dans divers formats.

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Remarque : en plus de vous permettre de télécharger des copies locales de vos données, les comptes Premium ajoutent plusieurs autres fonctionnalités utiles : ils vous permettent d'OCR des PDF (plus d'informations à ce sujet en une seconde). Ils augmentent également le plafond de téléchargement mensuel (de 60 Mo à 1 Go), prennent en charge les fichiers plus volumineux (50 Mo au lieu de 25 Mo), fournissent une gestion des versions pour les notes écrites, etc.

OCR en toute simplicité

Evernote ne contient pas seulement vos données ; dans certains cas, il peut en fait s'améliorer. Plus précisément, lorsqu'Evernote importe un fichier image, il analyse cette image à la recherche de texte, puis ajoute ce texte à l'index du fichier image. C'est un outil vraiment puissant.

Par exemple, je suis un geek du thé. Lorsque je trouve un bon thé, je prends une photo de son étiquette et l'enregistre dans Evernote. Les serveurs d'Evernote analysent ensuite l'image téléchargée et enregistrent le texte qu'ils peuvent reconnaître. Ce qui signifie que je pourrai rechercher plus tard dans Evernote |_+_| et ma photo de l'étiquette du thé apparaîtra, même si je n'ai jamais tapé ce mot moi-même.

OCR Evernote

Grâce à ses capacités OCR intégrées, Evernote peut lire et enregistrer du texte à partir d'images comme celles-ci.

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Je peux imaginer de nombreuses utilisations productives de cette fonctionnalité - le traitement et l'indexation des cartes de visite ne sont que les plus évidents. Si vous avez un compte Premium, Evernote effectuera également une reconnaissance optique de caractères sur les fichiers PDF téléchargés. Compte tenu de la fréquence des fichiers PDF, cela pourrait être un énorme booster de productivité.

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Une autre fonctionnalité conviviale pour les entreprises : Evernote propose des outils de collaboration et de partage de base. Plus précisément, vous pouvez choisir de partager un bloc-notes avec des personnes spécifiques ou l'ensemble d'Internet. Ceci est particulièrement utile si vous travaillez avec d'autres utilisateurs Evernote. Ces outils de partage n'ont rien d'extraordinaire ; ils ne suivent pas les modifications et ne maintiennent pas de pistes d'audit de fichiers. Mais pour des projets simples, ils pourraient être un outil utile.

Quelques mises en garde

Bien qu'il soit facile d'obtenir des données dans Evernote, ce n'est pas si facile de le récupérer. Vous pouvez faire glisser des fichiers JPG et PNG de l'application Evernote vers votre bureau Mac. Cependant, vous ne pouvez pas le faire avec des fichiers PDF ; la meilleure solution de contournement pour ceux-ci est d'utiliser la fonctionnalité d'impression au format PDF intégrée d'OS X. Si vous essayez de copier et coller des notes de texte enrichi d'Evernote dans un traitement de texte Mac, le formatage ne survivra pas nécessairement au voyage. Certains utilisateurs trouvent que ces limitations d'exportation de données sont un obstacle, tandis que d'autres peuvent très bien s'en accommoder.

Vous devez également tenir compte de la sécurité. Bien que vous puissiez désigner des données spécifiques à stocker uniquement localement, le véritable avantage d'Evernote est son stockage en nuage. Mais si vous travaillez avec des données sensibles, il n'est peut-être pas judicieux, voire permis, de les enregistrer dans le cloud. Vous pouvez crypter des portions sélectionnées de notes de texte et les utilisateurs Premium peuvent crypter des fichiers entiers avant de les télécharger. Mais peu importe, Evernote est un stockage en nuage et cela comporte certains risques.

Cela dit, je pense qu'Evernote peut être un outil commercial très pratique. Je suis relativement conservateur dans ce que j'en fais ; Par exemple, je ne profite pas pleinement de ses capacités de balisage et de recherche. (Pour une excellente introduction à ce que l'application peut faire, consultez l'ebook de 25 $ de Brett Kelly, Essentiels Evernote .) Mais même ainsi, je trouve qu'Evernote est un outil indispensable en voyage d'affaires, pour accéder rapidement aux images et autres fichiers que j'utilise beaucoup, et, bien sûr, pour cataloguer mon thé.